53. Υποβολή στοιχείων στα πλαίσια του ΔΚΑΔ (ISM CODE) και του ΔΙΚΑΠΛΕ (ISPS CODE) σε ηλεκτρονική μορφή

Υποβολή στοιχείων στα πλαίσια του ΔΚΑΔ (ISM CODE) και του ΔΙΚΑΠΛΕ (ISPS CODE) σε ηλεκτρονική μορφή

Έκδοση: 01/29-05-2006
Αρ.Πρωτ. 3713.4/163/06 ΥΕΝ/ΚΝΠ/ΔΕΔΑΠΛΕ Α΄ Β΄

Πληροφορίες :Υποπλοίαρχος Λ.Σ (Τ) Μαργαρίτη Σοφ. 
Τηλέφωνο :210-4191913 

ΘΕΜΑ: «Υποβολή στοιχείων στα πλαίσια του ΔΚΑΔ (ISM CODE) και του ΔΙΚΑΠΛΕ (ISPS CODE) σε ηλεκτρονική μορφή» 
Σχετ:  α) Η αρ. 4113.190/01/2004 Υ.Α. (ΦΕΚ 379Β΄/25.02.2004).  
           β) Το αρ. πρωτ. MGM/ MGMT -104709/14-4-2006 έγγραφο LRS. 
           γ) Το από 4-4-2006 e-mail BV. 

    Κατά το τελευταίο χρονικό διάστημα η Υπηρεσία μας έχει γίνει αποδέκτης ερωτημάτων αναφορικά με το εάν, τα προβλεπόμενα στην παραγρ.3 του Προσαρτήματος 2 της σχετικής (α), αντίγραφα εκθέσεων ελέγχου, αναφορών μη συμμορφώσεων κλπ στα πλαίσια εφαρμογής των εν θέματι Κωδίκων, που υποβάλλονται στην Υπηρεσία μας από τους Αναγνωρισμένους Οργανισμούς, μπορούν να είναι σε ηλεκτρονική μορφή(χωρίς υπογραφές), καθώς επίσης εάν υπάρχει δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής στα σχετικά με τα Συστήματα Ασφαλούς Διαχείρισης έγγραφα και τα Σχέδια Ασφάλειας Πλοίου. 
    Στην παρούσα χρονική περίοδο σας γνωρίζουμε ότι, τα προαναφερόμενα αντίγραφα εκθέσεων ελέγχου, αναφορών μη συμμορφώσεων κλπ, πρέπει να είναι σε έντυπη μορφή ώστε, να αποτυπώνονται με ευκρίνεια το όνομα και η υπογραφή του διενεργήσαντος τον σχετικό έλεγχο, εκτός εάν υφίσταται η δυνατότητα αποστολής τους σε ηλεκτρονική μορφή με σχετική αποτύπωση. 
    Επίσης σας γνωρίζουμε ότι η Υπηρεσία μας, δεν έχει αντίρρηση για χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής των εγγράφων των σχετικών με τα Συστήματα Ασφαλούς Διαχείρισης και των Σχεδίων Ασφάλειας Πλοίου, τα οποία τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή υπό την προϋπόθεση ότι, με ευθύνη της διαχειρίστριας εταιρείας, θα υπάρχει προστασία των εγχειριδίων- εντύπων- αρχείων με διαδικασίες που θα στοχεύουν στην αποτροπή αναρμόδιας διαγραφής, καταστροφής ή τροποποίησής τους. Παράλληλα συνιστάται για μεγαλύτερη ασφάλεια όπως τα αρχεία που θα διατηρούνται ηλεκτρονικά, θα αποθηκεύονται και σε άλλες τοποθεσίες ώστε να είναι εφικτή η ανάκτησή τους, οτιδήποτε κι αν συμβεί στο ηλεκτρονικό σύστημα με ύπαρξη εναλλακτικών τρόπων αποθήκευσης (back up). Επιπλέον θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε, να τεκμηριώνεται η ταυτότητα του παραλήπτη και του εκδότη, που υπογράφει ηλεκτρονικά. 
    Παρόλα αυτά προτείνεται, σε πρώτη φάση και προκειμένου διαπιστωθεί η ικανοποιητική χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής όπως, ο συντάκτης κάθε αρχείου (Πλοίαρχος, Α΄ Μηχανικός, Αξιωματικός Ασφάλειας Πλοίου, Εξ. Πρόσωπο, Υπεύθυνος Ασφάλειας Εταιρείας, Τεχν. Δ/ντής κλπ) τηρεί και ενυπόγραφο αντίτυπο σε έντυπη μορφή, δηλαδή να υπάρχει πάντα ένα ενυπόγραφο πρωτότυπο κείμενο στο πλοίο ή την εταιρεία, ανάλογα με την περίπτωση. o    Η Υπηρεσία μας είναι στην διάθεση σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση.    

O Διευθυντής              

Πλοίαρχος Λ.Σ Παρασκευόπουλος Βασ.
Αρχείο: